13. 07. 2021 | 07:09
Výzkumy hovoří jasně: když víme, kde se věci, které potřebujeme, nacházejí, jsme produktivnější a pozitivně naladění. A platí to jak pro věci fyzické, na pracovním stole, tak i digitální, v pracovním počítači. Udržování záležitostí v tom nejlepším pořádku má také významné psychologické výhody, proto se skutečně vyplácí zapracovat na systematické organizaci pracovního prostoru. Jak na to?
Vnější řád vytváří vnitřní smysl pro pořádek a umožňuje nám zvládat výzvy s rozvahou. Pořádek nám dává nejen pocit, že máme situaci pod kontrolou, ale i prostor pro jasnou identifikaci oblastí, které vyžadují naši pozornost. Naproti tomu chaotický pracovní prostor vysílá podprahovou zprávu, že naší práci schází důležitost, nebo že procesy, do nichž jsme zapojeni, nemají smysl. Zvyšuje také roztržitost a může podporovat vznik úzkosti.
Aby stál každý (nejen) pracovní den za to
Samozřejmě na obou koncích spektra existují výjimky: Někteří i v tom největším nepořádku najdou, co potřebují, během chviličky, nebo na druhé straně jiní udržují své pracovní prostory upravené natolik, že ze strachu před nepořádkem často něco někam založí, zavřou, a nemohou to potom najít. I když je snadné vymluvit se na organizační „neschopnost“ nebo omezený pracovní prostor, existují kreativní způsoby, které pomohou udržet pracovní desku čistou a organizovanou. Přinášíme několik tipů na úklid a uspořádání pracovního prostoru (a vaší mysli), které vám pomohou k tomu, abyste mohli každý den odvést jen tu nejlepší práci.
1. Proveďte očistu
Každá zásadní změna začíná důkladnou očistou – doslovnou, mentální nebo provázanou. Vyčistěte svůj pracovní prostor tím, že ho vyprázdníte, skartujete a zbavíte se všech frivolních požíračů prostoru, kteří vaší práci nepřidávají žádnou hodnotu.
Zařizování domácí pracovny
2. Setřete povrch
V dnešní covidové době nabývá potřeba čistého a dezinfikovaného stolu na důležitosti. Výhody stírání ovšem přesahují rámec hygieny: Protože nemůžete řádně vyčistit a dezinfikovat přeplněný stůl, rozhodnutí pracovat v tak často čištěné oblasti znamená, že budete setrvale usilovněji pracovat na tom, abyste svůj pracovní prostor udržovali v pořádku. Čistý a uvolněný pracovní prostor je také příjemnějším místem pro výkon povolání, protože podporuje koncentraci a spolu s ní i produktivitu.
3. Dejte jim domov s jasnou adresou
Ať už se jedná o fyzickou položku, jako je dokument, nebo o soubor virtuální, vše by mělo mít své místo: investujte do složek a úložných boxů a uspořádejte do nich všechny volné papíry a další předměty, které zaplňují nejen povrch vašeho stolu. Vyhoďte vše, co není dostatečně důležité na to, abyste to uložili. Vyberte si také vhodný systém označování: udělejte si čas na označení polic, složek, košů a zásuvek.
4. Ukliďte si i v počítači
A stejně postupujte i v digitální sféře – každý soubor by měl mít v počítači své umístění. Obsah vašeho počítače nebo jiných elektronických zařízení také ovlivňuje výstup vaší práce a života. Odstraňte nepořádek a uspořádejte si plochu odstraněním souborů, obrázků nebo softwarových aplikací, které nepotřebujete.
5. Omezte osobní věci
Osobní věci, jako rodinné fotografie nebo suvenýry z dovolené, jsou sice příjemné na pohled, ale mohou působit rušivě a také zabrat zbytečně velkou plochu. Snažte se proto omezit třeba na jeden takový předmět na stole a při práci jej navíc ideálně umístěte mimo přímý dohled.
6. Pomozte si
Pořiďte si kancelářské potřeby, které podpoří vaši produktivitu – estetický plánovací kalendář, jenž pomůže v soustředění a ještě bude inspirovat; barevné lepivé papírky zpřehledňující složky; šikovné plnicí pero nebo praktická kvalitní propiska, která nezradí a nepřestane psát v tu nejnevhodnější chvíli; diář s líbivým motivem; sešívačka pro spojení důležitých papírů… Obklopte se tím, bez čeho se neobejdete, a oblečte to do svých oblíbených barev a motivů.
7. Nezapomínejte, kde se nacházíte
Pokud pracujete z domova, musíte mít vyhrazené pracoviště, které lze od vašeho domácího života oddělit. To vám umožní se mentálně vzdálit domácí pohodě, abyste mohli pracovat a být produktivnější, a z druhé strany vám to po práci umožní „vypnout“ a užívat si zaslouženého volna a odpočinku.
Kateřina Hájková
fotografie: Shutterstock
